S’y prendre à l’avance

Organiser un anniversaire demande à s’y prendre à l’avance. N’hésitez pas à vous y prendre plusieurs mois voire une année à l’avance. En effet si vous souhaitez louer une salle par exemple, les locations s’effectuent environ un an à l’avance. De plus pour faire appel à un prestataire, plus vous vous y prendrez à l’avance plus le choix sera large et meilleur.Avoir le temps d’organiser votre événement permettra à ce dernier qu’il soit meilleur : pas d’oubli et pas de stress.

Définir approximativement le nombre d’invités

Avant d’envoyer vos invitations, faites un rapide tour d’horizon auprès de vos invités afin de connaître le nombre approximatif de ces derniers. Cela vous permettra de savoir si vous pouvez réaliser l’événement chez vous ou s’il vous faut louer une salle.
Vous pourrez ensuite envoyer vos invitations une fois que vous aurez défini votre thème s’ il y en a un et le lieu de votre fête.

Envoyer vos invitations à l’avance permettra d’obtenir plus de réponses favorables de la part de vos invités. En effet il y aura de fortes chances qu’ils n’ont rien de prévu 6 mois à l’avance. Ensuite, libre à vous d’effectuer de petits rappels.
 

Déroulement des préparatifs de la fête

Après avoir défini le thème et envoyé vos invitations, attendez le retour de vos invités pour connaître le nombre exact de personnes à votre soirée. C’est seulement en connaissant le nombre exact d’invités que vous pourrez commander auprès d’un éventuel traiteur.

Commencez par définir ce que vous avez besoin en termes de matériel et de personnes. Soit vous déléguez auprès de professionnels soit vous faites appel à des amis proches pour vous aider. Il en est de même pour le matériel : Recensez ce que vous avez et définissez ce que vous emprunterez ou louerez.

Parallèlement, établissez vos listes de courses pour le repas, les boissons, et la décoration. Vous pouvez dès à présent acheter tout ce qui peut se conserver et garder une liste pour les achats de la veille.

Si vous avez de la décoration à faire manuellement, vous pouvez vous y prendre dès maintenant.
 

Les préparatifs de la veille du jour J

La veille, ce sera une journée dédiée au rangement et au nettoyage. Rangez tout ce qui est fragile et tout ce qui casse. Débarrassez votre pièce pour faire de l’espace et débarrassez la pièce de quelques meubles.

Vous pourrez vous attaquer à la décoration de votre maison, préparer l’espace qui accueillera la sono, dresser la table, prévoir un espace pour le vestiaire.

Ensuite, réalisez vos dernières courses et attaquez-vous à la cuisine si c’est à vous de la faire. De plus vous pouvez passer un dernier coup de fil à vos invités pour confirmer leur venue. Profitez –en pour leur demander de définir des chefs de conduite si vos invités comptent repartir en voiture.

Les tâches à effectuer ce jour-là seront plus légères si vous passez par un traiteur. Dans le cas échéant, il sera indispensable de demander de l’aide à vos proches. En effet, en plus de toutes ces tâches, il faudra prévoir une heure ou deux pour les imprévus.
Enfin, prenez un repas léger et ne vous couchez pas trop tard. Le jour J sera une journée encore plus remplie que celle-ci.
 

Le jour J

Le jour J sera consacré à la vérification et à la clôture des préparatifs. Si vous devez réceptionner des fleurs, ce sera ce jour-là. Terminez ou avancez un maximum sur le repas : préparez les assiettes, verres, prédécoupez des éléments de recette…

Pensez à tester votre sono, chargez votre téléphone portable, vérifiez une dernière fois la propreté de votre cuisine et de vos toilettes. Revérifiez que chaque invité à sa place à table.

Normalement, le jour J n’est pas consacré à des tâches importantes. Les tâches effectuées ce jour-là serviront donc à rendre votre fête exceptionnelle.