Organiser une soirée étudiante

Vous devez organiser une soirée étudiante pour votre école ou votre université ? Une soirée étudiante est une soirée qui doit être longuement préparée et pensée !

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Vous devez organiser une soirée étudiante pour votre école ou votre université ?  Une soirée étudiante est une soirée qui doit être longuement préparée et pensée !  Découvrez la méthodologie à avoir pour bien organiser une soirée étudiante.


Organiser une soirée étudiante : mode d’emploi


Le groupe organisateur

Pour organiser une  soirée étudiante, commencez par choisir quelques personnes motivées et sérieuses pour former un petit groupe. Ce sera le groupe organisateur !  Prenez de l’avance et commencez les préparatifs très tôt avec un planning : fixez les dates et les temps répartis pour vous occuper des tâches.

Établissement du plan

Ensuite, définissez les grandes lignes de la soirée : Que souhaitez-vous exactement ? Un prix d’entrée maximum de 5€ ? Une soirée sans limite ? Une soirée en discothèque ou en salle ? Un thème ou une animation particulière ? Vous pouvez proposer un petit sondage à vos convives. Ensuite vous débrieferez avec le comité organisateur pour tirer les meilleures propositions au clair.

Le budget de la soirée étudiante

Il vous faudra réunir l’argent le plus tôt possible pour donner les acomptes  aux loueurs de salle et commencer à acheter le matériel. Vous devez donc établir un budget prévisionnel pour commencer à récolter les fonds.
Ajoutez les tarifs des locations, de la musique, de la SACEM, de la sécurité, des consommables et toutes autres dépenses que vous aurez. Divisez par le nombre minimum de participants à avoir.

Notez que si vous souhaitez diffuser vos propres compositions personnelles, aucun problème. SI vous souhaitez diffuser des titres qui ne vous appartiennent pas, il faudra vous acquitter de la SACEM. Le tarif est établi en fonction  de la superficie de la salle et du prix d’entrée.

Le lieu de la soirée étudiante

Pour choisir votre lieu de fête,  vous devez vous adapter au concept et au nombre d’invité.  Pour la location d’une salle, il vous faudra un moyen d’accès facile, un bar, un barman et des serveuses, des vigiles, une autorisation d’ouverture tardive, un DJ et son matériel. Si vous préférez organiser votre soirée étudiante en discothèque, les démarches seront plus simples et vous n’aurez qu’à vous occuper de rechercher un DJ.

Organiser une soirée étudiante : La sécurité


Les contrats

Pour vous prémunir du moindre problème, rédigez et signez des contrats vous évitant toute responsabilité et la répartition des bénéfices entre le loueur de salle et vous.

Le poste de secours

Si vous attendez plus de mille invités à votre soirée, vous pouvez anticiper les problèmes en plaçant un poste de secours. Vous pouvez faire appel à un poste local de croix rouge ou aux pompiers.
De plus, vous pouvez  prévenir les différentes organisations en leur envoyant un courrier qui sera bien vu. Pensez notamment au préfet, au commissaire principal, au service des urgences et au maire.

Organiser une soirée étudiante avec un partenaire

Un partenariat efficace est un partenariat qui dure dans le temps !  Pour trouver des partenaires qui vous aideront à financer la soirée, assurez-vous de préparer un dossier de sponsoring efficace et complet.
Pour réaliser votre dossier, vous devrez présenter votre association, décrire le projet, établir votre plan de communication,  traiter de l’aspect financier et surtout  bien conclure : pourquoi demandez-vous un sponsor, pourquoi avoir choisi ce sponsor et pourquoi le sponsor devrait travailler avec vous : avantages / bénéfices.

La soirée étudiante et l’alcool


Règle de bon-sens

Comme dans toutes les soirées étudiantes, l’alcool fera partie de la fête. Alors inutile de l’interdire mais soyez plutôt intelligent. Prévoyez une sécurité efficace et surtout des postes de secours pour pallier à d’éventuels problèmes. Ensuite, diffusez les doses d’alcool progressivement tout en fixant une limite et une heure d’arrêt de la distribution. Par exemple, vous pouvez cesser de servir de l’alcool à partir de 3h du matin et offrir une boisson non alcoolisée après, ou de quoi se restaurer.
Enfin, il y a quelques règles de bonne conduite à avoir, que vous devez diffuser aussi : ne pas servir d’alcool à une personne déjà alcoolisée  et prévenir les secours dès qu’une personne se sent mal.

Prévoir la bonne quantité de boissons

Pour ne pas vous retrouver en manque de bouteille et pour ne pas vous retrouver avec de trop grosses quantités de bouteilles non distribuées sur les bras, vous devez bien prévoir le nombre de bouteilles d’alcool pour votre soirée étudiante.
Pour vous aider, voici quelques doses moyennes pour une soirée :
*Champagne : comptez 6 verres par bouteille
* Vin : comptez une bouteille pour 4 personnes
* Bière : 3 bières par personnes
* Alcool fort : chaque verre contient 4 cl d’alcool fort et 30 cl de soft. Comptez 5 verres par personne
* Soft et eau : autant que possible



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